Ab dem 01.01.2025 gilt im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eine E-Rechnungspflicht, die alle Unternehmer betrifft, die Umsätze mit anderen inländischen Unternehmern tätigen (sog. B2B-Umsätze).

Die aktuelle Version unserer Rechnungssoftware bietet in dem Zusammenhang sowohl eine Lösung beim Erstellen von Ausgangsrechnungen als auch bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen nach XRechnung-Standard in diesen Formaten:

  • XML-Datei im UBL-Format (Universal Business Language)
  • PDF-Datei im ZUGFeRD-Format (Profil "XRECHNUNG"), in die eine XML-Datei im CII-Format (Cross Industry Invoice) eingebettet ist

Der Bereich "Eingangsrechnungen" war in Tresor schon immer ein optionales Zusatzmodul und es wird auch weiterhin so bleiben, weil manche Nutzer ihre Eingangsrechnungen nicht mit Tresor verwalten wie bisher auch schon.

Bei eingehenden E-Rechnungen wird das Format automatisch ermittelt, bei Ausgangsrechnungen, die vom Benutzer erstellt werden, kann das Format je Kunde festlegt werden, um evtl. darauf Rücksicht zu nehmen, welches Format er auf seiner Seite verarbeiten kann.

Beim Erfassen einer neuen Eingangsrechnung wird der Rechnungsbeleg als Datei ausgewählt und importiert. Dabei passiert Folgendes:

  • Der Beleg wird als ein fest verknüpftes Dokument in der Dokumentenverwaltung abgelegt und beim Aufruf der Vorschau anstelle von den eigenen Druckvorlagen angezeigt
  • Der Beleg wird daraufhin geprüft wird, ob es sich um eine E-Rechnung handelt. Ist dies der Fall, findet zuerst eine Validierung und Visualisierung statt. Das Ergebnis wird in Form eines Prüfberichts bzw. einer Sichtkopie angezeigt. Der Prüfbericht bietet u.a. auch eine Handlungsempfehlung. Wenn die Rechnung akzeptiert und die Verarbeitung fortgesetzt wird, werden die Daten aus der strukturierten XML-Datei automatisch ausgelesen und nach Möglichkeit in die Eingabemaske der Eingangsrechnung übernommen. Die relevanten Dokumente (der Beleg selbst, der Prüfbericht und die Sichtkopie) werden zudem auf Dateiebene archiviert und können jederzeit eingesehen werden.

Beim Erstellen von E-Rechnungen stehen in der Druckvorschau, wo auch alle anderen Ausgabeaktionen zu finden sind, zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung: die E-Rechnung im eingestellten Ausgabeformat einfach zu exportieren / zu speichern oder diese direkt per E-Mail zu versenden. An dieser Stelle findet ebenfalls eine Validierung statt wie auch schon beim Empfang, aber keine Visualisierung, weil man die Rechnungsdaten bereits in der Druckvorschau sieht.

Sowohl für die Validierung als auch für die Visualisierung wird der Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT Standards) genutzt, die den XStandard erarbeitet hat.

Wichtig: steuerlich relevant ist immer das originale Dokument - also die XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten im Originalzustand. Die Übernahme der Daten in die Tresor-Datenbank soll nur eine Art Hilfe bzgl. Lesbarkeit sein oder evtl. für Statistiken innerhalb des Programms.