Tresor Warenwirtschaft

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber eine E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 eingeführt, die alle Unternehmer betrifft, die Umsätze mit anderen inländischen Unternehmern tätigen (sog. B2B-Umsätze). Ziele der E-Rechnungspflicht sind die Digitalisierung sowie die Automatisierung des Rechnungsprozesses.

Da sich aktuell die Anfragen zu diesem Thema häufen, möchten wir auf das Thema eingehen und den Zusammenhang mit unserer Rechnungssoftware beleuchten.

Wir waren an dem Thema "E-Rechnung" schon vor ein paar Jahren dran und die Erstellung / das Einlesen im damals aktuellen Entwicklungsstand war mehr oder weniger möglich, wobei wir die Entwicklung in dem Bereich letztendlich aufgrund von einigen Unklarheiten pausiert hatten. Seitdem hat sich natürlich Einiges an Anforderungen, Spezifikationen etc. geändert, sodass wir unseren Stand entsprechend anpassen / erweitern müssen. Daran wird aktuell gearbeitet.

Auch wenn es in erster Linie um den Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen geht, werden wir wahrscheinlich die Erstellung auch schon direkt ermöglichen. Grundsätzlich ist auch die Erstellung von E-Rechnungen verpflichtend, allerdings gibt es dabei - anders als beim Empfang - eine Übergangsfrist bis Ende 2026 bzw. 2027.

Der Punkt "Empfang und Verarbeitung" ist soweit nicht näher definiert, sodass es da nichts Konkretes gibt, wonach man sich richten kann / muss. Daher wird es zumindest vorerst wie folgt funktionieren:

Rechnungen, die man empfängt, sind Eingangsrechnungen. Deren Verwaltung - und damit auch die neue Funktionalität rund um den Empfang von E-Rechnungen - ist in Tresor in Verbindung mit dem Modul "Eingangsrechnungen" möglich und es wird auch weiterhin ein optionales Zusatzmodul bleiben, denn es kann theoretisch auch weiterhin so sein, dass manche Nutzer keine Eingangsrechnungen mit Tresor verwalten wie bisher auch schon.

Für diejenigen, die bereits Eingangsrechnungen mit Tresor verwalten, bzw. die es in Zukunft tun möchten, wird das erwähnte Modul benötigt.

Damit ist es möglich, beim Erstellen einer neuen Eingangsrechnung den Rechnungsbeleg als Datei anzugeben, der bisher einfach nur als fest verknüpftes Dokument in der Dokumentenverwaltung abgelegt und beim Aufruf der Vorschau anstelle von eigenen Druckvorlagen geladen wurde. Dies wird auch weiterhin so bleiben, allerdings kommt nun ein Schritt dazwischen, bei dem die angegebene Datei daraufhin geprüft wird, ob es sich um eine gültige E-Rechnung handelt.

Ist dies der Fall, werden die Datei aus der strukturierten XML-Datei automatisch ausgelesen und nach Möglichkeit in die Eingabemaske der Eingangsrechnung übernommen.

Nach der Überprüfung (hierfür wird der Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT Standards) genutzt, die den XStandard erarbeitet hat) wird ein Prüfbericht angezeigt

Sowohl beim Erstellen als auch beim Einlesen wird der XRechnung-Standard (in der seit dem 01. Februar 2024 gültigen Version 3.0.x) in diesen zwei Varianten unterstütz werden:

• XML-Datei im UBL-Format (Universal Business Language)
• PDF-Datei im ZUGFeRD-Format (Profil "XRECHNUNG"), in die eine XML-Datei im CII-Format (Cross Industry Invoice) eingebettet ist

Beim Erstellen von E-Rechnungen findet ebenfalls eine Validierung statt wie auch schon beim Empfang.